Qualiopi

Comment conserver
la certification ?

Un enjeu essentiel

Une fois obtenu, il est crucial pour les organismes de formation de conserver le label QUALIOPI afin d’attester de la qualité de leur offre de formations et pour permettre aux stagiaires de bénéficier des fonds publics pour le financement de leur formation.
La perte du label, même momentanée, peut avoir des conséquences désastreuses pour un organisme de formation. C’est pourquoi il convient de mettre en place toutes les promesses données aux certificateurs qui vérifieront leur mise en œuvre lors de l’audit de contrôle. Souvent chronophage, ce travail de mise à jour peut-être réalisé par SI CONSULTING qui en profitera pour vérifier que chaque élément est bien QUALIOPI CONFORME.
Pour y voir plus clair, nous avons élaboré une méthode en trois étapes et une procédure d’accompagnement personnalisé pour mettre toutes les chances de votre côté.

SI CONSULTING vérifie la conformité de vos documents de formation et de votre organisme

Nous veillons à ce que l’ensemble des documents utilisés par votre organisme de formation réponde aux exigences du label QUALIOPI.

SI CONSULTING s'occupe de la gestion administrative pour chaque formation et chaque stagiaire

Nous nous chargeons de la gestion administrative de la formation afin de vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier et pour alléger vos frais de gestion.

SI CONSULTING s'assure des compétences de votre organisme de formation

Notre intervention contribue de façon significative à maintenir et améliorer les compétences proposées par votre organisme de formation.

Conformité de votre organisme et de vos documents

Les indicateurs 1 à 32 définis par le RNQ imposent aux organismes de formation d’utiliser des documents QUALIOPI conformes, des conventions de formation aux supports pédagogiques en passant par les conditions générales de vente.

À la suite de votre audit final, les documents utilisés par votre organisme de formation sont soigneusement vérifiés par notre équipe d’experts qui met à votre disposition tout son savoir-faire quant à la conformité de ceux-ci aux exigences de qualité du label QUALIOPI.

La gestion administrative externalisée

Un process administratif strict doit être mis en place au sein de chaque organisme de formation, afin d’obtenir et de conserver le label QUALIOPI. Le but étant d’harmoniser le fonctionnement administratif des structures à l’échelle nationale. Pour cela, il convient d’appliquer scrupuleusement les indicateurs suivants :

Indicateur 2

Diffusion des indicateurs de résultats en fonction des prestations et du public cible.

Indicateur 4

Analyse du besoin selon l’entreprise/organisme financier.

Indicateur 12

Mise en œuvre des mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.

Indicateur 30

Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.

Indicateur 31

Traitement des difficultés/réclamations rencontrées par les parties prenantes.

Indicateur 32

Mise en place de mesures en vue d’amélioration selon l’analyse des appréciations et réclamations.

Veiller à appliquer ces différents indicateurs constitue la charge la plus lourde pour les différents organismes de formation. De plus, des documents doivent être envoyés à plusieurs acteurs à l’instar du formateur, de l’entreprise ou du financeur.

Le nombre précis de documents, d’étapes et d’intervenants varie, ce qui peut complexifier la mise en place de la formation. Un découpage en 4 parties doit être opéré : avant la formation, pendant la formation, après la formation et enfin à froid.

Notre solution
d’accompagnement sur mesure

Nous analysons tous les documents de vos formations pour garantir la conformité au référentiel.

Les documents de vos formations et la base de données des formateurs

Vous nous transmettez, par mail, l'intitulé, la date, le lieu et les coordonnées du formateur et des stagiaires. Le nom des financeurs s'il y a une demande de prise en charge.

Les formations

Nous contactons le stagiaire en votre nom pour la convention/contrat de formation, les CVG, le règlement intérieur, le questionnaire de positionnement et la convocation.

Avant la formation avec les stagiaires

Nous contactons le formateur en votre nom pour formaliser le contrat, la charte qualité, l'avancement pédagogique et la validation des acquis.

Avant la formation avec le formateur

Nous réunissons tous les documents de la formation et nous vérifions leur conformité : feuilles d'émargement, avancement pédagogique, grille d'évaluation des acquis, questionnaire à chaud et l'examen final.

Après la formation

Un questionnaire à froid est envoyé à tous les acteurs de la formation : équipe pédagogique, stagiaires, financeurs et l'entreprise. Avec 3 relances si besoin.

À froid

Nous vous envoyons le dossier complet QUALIOPI conforme.

Envoi du dossier qualiopi conforme

Le pack référent handicap

L’indicateur 26 du référentiel QUALIOPI vous oblige à avoir un référent handicap.

Le respect de cet indicateur doit attirer votre attention. En effet, son non-respect, même partiel, peut entraîner le retrait de votre certification QUALIOPI lors de l’audit de surveillance ou de renouvellement. Ainsi, veillez à mettre en place des outils ou un réseau pour l’accueil, l’accompagnement et la formation des publics en situation de handicap.

Un cheminement à adopter pour l’indicateur 26

Certaines questions peuvent aiguiller votre réflexion et vous permettre de répondre favorablement aux exigences qualité du label.

Parmi celles-ci, voici les indispensables :

Les réseaux choisis sont-ils mobilisables par le personnel du prestataire ou le commentateur ?

Quelles sont les mesures spécifiques à mettre en œuvre dans le cadre de l’accueil de personnes en situation de handicap ?

Référent handicap
–

Notre abonnement vous permet de vous concentrer sur le cœur de votre activité, autrement dit la formation.

Audit de votre entreprise
–

Nos experts réalisent un audit afin de mettre en perspective vos éventuels axes d’amélioration à raison d’une fois par an.

Votre référent Handicap
–

Nous mettons à votre disposition un référent dédié. Ainsi, une solution adaptée vous est proposée dans les plus brefs délais.

Réseaux
–

Afin de vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel, nos formateurs effectuent des veilles législatives régulières dans le secteur du handicap.

La compétence de votre organisme de formation

Les indicateurs

Les indicateurs 18-20-21-22-23-24-25-26 soulignent la nécessité de mettre en place des veilles quotidiennes pour conserver les compétences de votre organisme de formation. Différents aspects sont concernés tels que la gestion des données des sous-traitants, votre plan de développement des compétences. Les indicateurs mentionnés précédemment induisent une montée en compétence de vos salariés. Nous vous proposons le pack conformité, grâce auquel vous avez l’assurance de respecter ces indicateurs. Conserver votre label n’a jamais été aussi facile !

Ces indicateurs vous obligent à une montée en compétence de tous vos collaborateurs et la vérification des compétences et la mise à jour des compétences de vous sous-traitant.

En choisissant le PACK CONFORMITÉ proposé par SI CONSULTING vous êtes assuré de répondre à l’ensemble de ces indicateurs et de conserver votre label tout en vous concentrant sur votre activité : la formation.

Veille légale et législative

Pour répondre aux veilles informationnelles, nous vous envoyons une fois par mois un e-mail récapitulatif sur les nouveautés et les évolutions du marché de la formation sur les plans légaux, réglementaires, pédagogiques, et techniques. Vous bénéficiez ainsi de 4 abonnements en 1.

Base de données sous-traitants

Nos collaborateurs établissent un scoring de qualité relatif aux compétences de vos consultants.

Métier et emploi

Pour chaque projet, nous instaurons une réunion de commencement vous permettant notamment une mise aux normes à travers des sites et des abonnements en parfaite adéquation avec votre domaine d’activité.

PLAN DE DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES

Nous mettons à votre disposition un référent handicap qui vous permet de trouver des solutions lors de demandes spécifiques ou d’aménagements particuliers tout en assurant la faisabilité de la mise en œuvre.

Il convient enfin d’avoir un référent handicap chargé de trouver des solutions, à travers un réseau régional, en cas de demande spécifique, d’un acteur interne ou externe, d’aménagements particuliers et de la faisabilité de leur mise en œuvre.

QUALIOPI, c'est quoi ?

Obtenu après un processus d’audit des organismes de formation, le label QUALIOPI certifie la qualité des formations proposées par les acteurs de la formation aux entreprises et aux stagiaires.

Comment obtenir QUALIOPI ?

Les organismes de formation titulaires de l’audit initial doivent tout mettre en œuvre pour conserver leur label en respectant les promesses données aux certificateurs avant l’audit de contrôle.